Varför det är så viktigt för företag i bygg- och anläggningsbranschen att noggrant dokumentera sin verksamhet. Svaret är att förbättrad översikt över projekt, intäkter och kostnader ger en ökad lönsamhet.  

Trots att året är 2018 använder sig fortfarande många företag i bygg- och anläggningsbranschen av manuell tidrapportering. Timmar registreras i oöversiktliga excel-ark, skrivblock eller till och med på gula post-it-lappar. Att sköta sin dokumentering på det sättet ökar inte bara risken för felaktiga fakturor till kunder och fel i löneutbetalningen utan innebär också en större administrativ arbetsbörda, vilket leder till större personalkostnader.   

Vad är lösningen på problemet?

Precis som smarttelefon och mobila appar har förenklat vår vardag på många olika sätt har molnbaserade datainsamlingssystem förenklat verksamheten för företag i bygg- och anläggningsbranschen. Likt när Spotify gjorde det både enklare och billigare att lyssna på musik, har SmartDok förenklat och effektiviserat rapporteringen av arbetstimmar, vilket har lett till en förbättrad lönsamhet för en mängd nordiska bygg- och anläggningsföretag.      

Vad blir enklare?

SmartDok är ett av bygg- och anläggningsbranschens mest använda datainsamlingssystem och har sedan 2005 förenklat verksamheten för ekonomiavdelningar över hela Norge och Sverige. Föreställ dig att jobba på ett kontor där de anställda dagligen kommer förbi med nya pärmar fulla av otydligt ifyllda timlistor. Att föra över dessa in på ett excel-dokument är både tidskrävande och ökar markant risken för fel i rapporteringen.

Det sägs att det tar mellan fem och tio minuter för ekonomiavdelningen att attestera bara en anställds timlista manuellt. SmartDok automatiserar en stor del av detta arbete, så att mindre tid behöver ägnas åt administration och mer tid kan läggas på produktion.

Från manuellt till digitalt system

Att ta steget från att föra arbetstimmar, checklistor och maskintimmar manuellt till ett digitalt system behöver inte vara speciellt omfattande. Svenska Kanonaden AB är en av många anläggningsfirmor som de senaste åren har tagit steget fullt ut.

– Vi hade tidigare ett manuellt system där de anställda registrerade timmar för hand, vilket krävde enormt mycket administration samt att vi saknade spårbarheten. Du kan tänka dig att när vi får in flera olika typer av listor från en och samma anställd, så innebär det mycket onödig administration för oss, säger Sarah Hektor hos Kanonaden, en av många nöjda SmartDok-användare.

– SmartDok förenklar vardagen. Vi har central lönekörning och det fungerar utmärkt när all data finns på nätet, säger Ståle Sæther i norska Consto om de administrativa fördelarna med systemet.

Källa: Visma SmartDok AB