En maskinentreprenör lever på att fakturera för utförda jobb. Det spelar ingen roll om projektet är litet eller stort, att ta betalt för allt jobb i rätt tid är troligen ett underskattat problem.

Det finns många delar som ska tas med i underlaget, och utmaningarna är flera. Hur ska man dokumentera alla maskintimmar? Och alla vanliga arbetstimmar? På olika underprojekt, med olika priser baserat på vilken typ av jobb det är? Och hur är det med material eller ÄTA-arbeten? När gjordes vad? Vart har du fotografier på jobbet? Blev det några avvikelser?

 Osäker process

Även om man har ”perfekta administrativa rutiner” i företaget och allt blir nedskrivet och loggat räknar många företag med att de lägger ner en timme per anställd i handpåläggning varje månad.

Listor ska transporteras till kontoret, renskrivas. En del till lön, annat till fakturering. Sedan ska det stämmas av med arbetsledare och projektledare. Telefonen ringer fram och tillbaka. Timmarna går. Till slut faller allt på plats. Kunden får en faktura (alltför sent) och ingen är riktigt säker på om allt blev helt rätt.

 Sparar pengar

Ett företag med sex anställda som använder SmartDok betalar 11 000 kronor per år.

”11 000 för något man kan göra gratis!”, kanske någon säger. Ett räkneexempel visar att man i själva verket sparar pengar. Det som förr tog fyra timmar i veckan, tar nu en timme i månaden. Räknat på 500 kronor i timmen blir det en besparing på 90 000 kronor om året. Hade företaget haft 24 anställda hade det inneburit en besparing på 360 000 kronor per år, alltså mer än en kvarts miljon.

  Fördelar med SmartDok

1. Förbättrade kalkyler. Kontroll på kalkylerade arbetstimmar mot faktiska timmar och tillgång till historisk data ger detaljerad information om projektkostnaderna.
2. Användning av en tidrapporteringsapp på mobilen sparar massor med tid för de anställda. Tidrapporteringen blir automatiskt sammanställd och det administrativa arbetet kan reduceras med så mycket som 75 procent.

3. Håll budget. Säkerställer att leveransen sker till rätt tid och inom budget. Med digital tidrapportering ges möjligheten att finna ut precis var – och när – du var över budget. Bryt ned kostnaderna efter person, projekt eller maskin.

4. Fakturera smartare. En bättre översikt över projektkostnaderna ger en noggrann fakturering som i sin tur ger möjligheten att fakturera per projekt samt förstå och analysera de faktiska kostnaderna för varje projekt.
5. Enkel tidrapportering. Kan skötas enkelt via app och webben. Att hålla översikt över sin tid har blivit en väldigt enkel process med appen, vare sig man är hemma, i grävmaskinen eller på språng.

Källa: Visma SmartDok AB