Ett enda fordon kan generera mängder med pappersarbete för ett företag. Körjournaler ska föras, inköp av drivmedel ska hanteras, det krävs kommunikation med Transportstyrelsen och inte minst måste en mängd fakturor kopplade till fordonet hanteras.

Allt detta finns samlat i den nya generationen av Carsmart Fleet, en webbaserad tjänst – anpassad till smartphones, surfplattor och datorer – som utlovas underlätta all den administration som krävs för att hantera även omfattande vagnparker.

Bakom tekniken står Carsmart som sedan 2013 ingår i KG Knutsson. Företaget har tillsammans med IT-konsultföretaget R2M och NCC tagit fram en tillämpning som är skräddarsydd för byggföretagets behov. Bland annat integreras den befintliga lösningen med den svenska byggjättens HR-system, bokföringssystem och fakturasystem för att automatisera administrationen så långt som det bara går.

– Det har varit ett oerhört spännande projekt och nyckeln till framgång har varit ett tätt samarbete mellan alla parter. Det finns ännu mer innovation att skapa nu när vi sjösatt plattformen, exempelvis kan vi vidareutveckla integrationen mot uppkopplade bilar och maskiner, säger David Abramowicz på R2M som varit projektledare.

Enligt Carsmarts beräkningar genererar ett fordon runt 50 fakturor per år. För en vagnpark på 5 000 fordon handlar det alltså om i runda tal en kvarts miljon fakturor som ska granskas, konteras och betalas – varje år.

– Det tar tid som kunden kan använda till annat. Med vår tjänst får kunden en enda faktura, men fullständig insyn ner på fordonsnivå i vårt gränssnitt, säger Pär Hugozon, affärsenhets- och affärsområdeschef på KGK.

Petter Viklund, som är ansvarig för förmånsbilar och produktionsrelaterade fordon på NCC, räknar med att det nya verktyget kommer att ge stora fördelar i framtiden.

– Det går inte att överskatta hur mycket det här kommer att betyda för vår vagnparksadministration. Vårt samarbete kommer att hjälpa oss att spara pengar genom kostnadskontroll och minskat fakturatrassel, säger Petter Viklund.

– Genom att samla alla fordon i Carsmart har vi för första gången en total översikt på hur alla fordon används och vad de kostar. Inköp är en oerhört stor del av vår omsättning och nu kan vi planera våra inköp och vår avyttring av fordon på ett helt annat sätt än tidigare.