Snabbare cash med telefonens hjälp
– Det är bättre att använda tiden till att vara produktiv än till att vända papper. Det hävdar Martin Salomonsson som menar att det webb- och mobilbaserade administrationssystemet Smartdok är ett effektivt sätt att minska felen och öka förtjänsten.
De flesta stölder kan åtminstone försvåras, men en kategori som fortfarande tillåts löpa fritt allt för ofta är tidstjuvarna som kan finnas inom alla delar av en organisation. I vart fall de tidstjuvar som härjar inom företagens administration kan få det kärvare i framtiden på grund av elektroniska system som utlovas effektivisera arbetet.
På Entreprenadexpo visades Smartdok, ett modulbaserat system som utvecklats i Norge speciellt för bygg- och anläggningsbranschen.
Systemet är webbaserat och kombineras med appar för smartphones och surfplattor. I stället för papper och penna kan maskinförare knappa in information om exempelvis arbetade timmar för personal och maskiner, varuförbrukning, service och underhåll på maskinerna och mycket annat. Det kan användas för att pricka av checklistor direkt i mobilen, fylla i formulär för kvalitetssäkring, arbetsmiljö eller tillbud.
– Vid till exempel ändrings- och tilläggsarbeten (äta) snabbar det elektroniska systemet på kommunikationen betydligt. När ett äta-arbete dyker upp skriver föraren in det, föreslår eventuellt en lösning, och informationen finns tillgänglig för både beställare och utförare som snabbt kan komma överens om vad som ska göras, säger Martin Salomonsson, som är ansvarig i Sverige för Smartdok.
– Systemet introducerades i Norge 2007 och används av allt fler användare.
– Nu är vi nog uppe i drygt 665 företag med ungefär 23 000 användare. Med ungefär 13 miljoner inlagda timmar börjar vi få en bra bild av hur informationen kan användas. Du kan jämföra planerad maskintid med faktisk, det går lättare att se vilka projekt som är lönsamma och det går att läsa ut fördelningen mellan olika arbetsmoment. I och med att tidrapporterna kan kopplas till lönesystemen blir det också betydligt enklare att debitera lönekostnaden på rätt projekt. De uppgifter som matats in finns ju kvar och kan vara värdefulla vid exempelvis tvister.
Systemet kan dessutom hantera bilder, vilket också kan vara värdefullt vid eventuella tvister om hur vissa arbetsmoment utförts.
Systemet är moduluppbyggt, vilket innebär att användaren inte behöver köpa mer än vad som verkligen behövs och senare komplettera vid behov.
X Tidsmodulen förenklar registrering, attestering, uträkningar och överföring av fakturerings- och löneunderlag. Bland annat ska det gå att föra över timmar till lönesystem som Agresso, Hogia och Visma lön.
X Varumodulen används för att registrera material- eller varuförbrukning, producerat material och transport av massor.
X Maskin- och fordonsmodulen ser på antalet förda maskintimmar och ger en översikt över servicebehov, anmärkningar, reparationer och drivmedelsförbrukning.
X Verktygsmodulen registrerar uttag och återlämning samt aktuellt projekt.
X Formulär- och bildmodulen gör det lätt att skapa och fylla i formulär och checklistor. Vid behov kan dessa kompletteras med bilder.
X Arbetslistmodulen har tagits fram för exempelvis snöröjning och sandning och ger full kontroll över var varje maskin är vid varje givet tillfälle, vilket inte minst ger klara besked om tidsåtgång kopplat till projekt.
X Ordermodulen ger en översikt över uppdrag – påbörjade och klara för fakturering.
X Sprängmedelsmodulen ska hjälpa till att upprätthålla lagkravet på spårning av sprängmedel.
– Erfarenheten visar att kontrollen i projekten förbättras, dokumentationen förbättras, faktureringen går snabbare, vilket förbättrar likviditeten. Sammantaget innebär det att resultatet förbättras när man använder Smartdok, lovar Martin Salomonsson.