Inte lätt att få det man vill ha
Det är inte lätt att få det man vill ha i en offentligt upphandlad byggentreprenad. Allt måste specificeras i förväg och beställarna saknar ofta både resurser och kompetens för att klara uppgiften. Resultatet blir otydliga förfrågningsunderlag.
Stockholm. Byggentreprenader är krångligare än de flesta andra typer av inköp som en offentlig beställare ska handla upp. – Det är tekniktunga upphandlingar som kräver mycket både av den som handlar upp kontrakten och av den som ska lämna anbud, säger Per-Ola Bergqvist, advokat på Foyens advokatfirma och specialiserad på offentliga upphandlingar av byggentreprenader och tekniska konsulter. För beställaren är kruxet ofta att fråga efter det man faktiskt vill ha.
En beställare som till exempel vill ha en lyhörd och duktig entreprenör som är lätt att samarbeta med kan ha svårt att formulera detta så att dessa egenskaper premieras i upphandlingen. För i förfrågningsunderlaget måste allt finnas på pränt, i detalj. När man kommer till urvalsprocessen får en offentlig upphandlare inte ta hänsyn till några kvaliteter eller poängsätta meriter som inte finns angivna redan i förfrågningsunderlaget.
– De omständigheter man poängsätter måste finnas med i förfrågningsunderlaget så att entreprenörerna vet vilka referenser de ska välja, konstaterar Per-Ola Bergqvist.
Ska en beställare till exempel begära in referenser måste det framgå hur många referenser man vill ha, vad dessa referenter ska tillfrågas om och hur referenternas utsaga sedan ska poängsättas i den avslutande utvärderingen.
Många av de avgörande komponenterna kan alltså vara svåra att “ringa in" och få på pränt. En offentlig upphandling är indelad i flera delar. Innan man ens börjar ta ställning till innehållet i anbuden sorteras entreprenörer som inte uppfyller de formella kraven för upphandlingen bort.
Kraven innebär till exempel att anbudet ska vara fullständigt, försett med samtliga efterfrågade handlingar och inlämnat i tid. De som tar sig igenom den gallringen hamnar sedan i kvalificeringsfasen, där sorterar upphandlaren kandidaterna enligt en rad “antingen-eller-krav" som rör själva bolaget. Det kan handla om att ha en viss omsättning, ett visst miljöledningssystem eller en viss erfarenhet för att kunna komma ifråga som entreprenör.
Här kan beställaren också kräva in till exempel tre referenser på entreprenader man utfört under de senaste fem åren, referenser som gäller till exempel hur man fakturerat, hur tillgänglig man varit etcetera. De anbudsgivare som klarar även denna sortering går vidare till utvärderingsfasen.
Här är det inte bolaget som står i fokus utan prestationen. Det är här man som beställare till exempel kan kräva att få utvärdera platschefer, arbetsledare, konsulter etcetera.
– Man kan till exempel ta referenser men då måste man uppge vad man vilka frågor man tänker ställa till referenterna, vad man kommer att poängsätta, om det eventuellt blir en intervju med dem som ska utvärderas och hur den intervjun kommer att gå till, förklarar Per-Ola Bergqvist.
Han lägger stor vikt vid utvärderingen.
– I vart fall 30 procent av vikten bör ligga på personerna och resten på priset. Maskiner och teknik är centrala i byggentreprenader men den mänskliga faktorn är ofta den helt avgörande.
De personer som ska arbeta i ett visst projekt måste fungera med beställaren, ofta under lång tid. Ett faktum som enligt Per-Ola Bergqvist gör byggentreprenader särskilt komplicerade eftersom det är svårt för beställaren att formulera adekvata utvärderingskrav.
– Man vill ju få en arbetsledare som skött sig, man vill se referenser. Det är inte som att handla upp mat eller sprutor till ett landsting.
Han rekommenderar alltid beställarna att utvärdera och poängsätta platschefer med flera, och låta deras personliga kvaliteter bli en del av bedömningen av de olika anbuden.
– Beställaren vill ju ha de viktiga spelarna från entreprenören, det är platschefer, arbetsledare och kanske projekteringschefer. Dessa personer är nyckelpersoner och enligt min uppfattning är det nästan tjänstefel av en beställare att inte utvärdera dem.
Han tror inte att beställaren automatiskt kan utgå ifrån att de får guldkornen till nyckelposterna, inte ens om de anlitar de stora bolagen.
– Ditt projekt kanske inte är prio ett, då kanske du får en ny och grön platschef.
Inte ens i funktionsentreprenader kan man utgå ifrån att "rätt" person tilldelas jobbet.
– Då är det extra viktigt att utvärdera platscheferna, i en utförandeentreprenad där entreprenören bara ska göra det som står i handlingarna finns det mindre anledning att utvärdera i så fall.
Många offentliga beställare lämnar ifrån sig otydliga förfrågningsunderlag. En anledning till detta kan, enligt Per-Ola Bergqvist, vara bristen på upphandlare, kåren är ålderstigen och kommunernas ekonomi är ofta för skral för att hyra in konsulter. Resultatet blir därefter.
– Många är kroniskt underbemannade, upphandlare är ett bristyrke framförallt på den kommunala sidan, statliga och regionala myndigheter har ofta en annan pengapåse.
– Men många offentliga upphandlare är medvetna om problemet och intresset för frågan ökar för varje år. Jag tycker mig se att kommunerna tar det på allvar, det kommer att bli bättre, säger Per-Ola Bergqvist.
Fotnot : Läs mer här om hur lätt det är att skjuta sig i foten vid entreprenadupphandlingar, klicka på länken!