Viktiga papper hamnar ofta i en trött hög på skrivbordet, eller kanske väl sorterade i en pärm i bokhyllan. Ibland kanske de till och med råkar hamna i pappersinsamlingen, men en del måste faktiskt finnas ute i maskinen, tillgängliga för både föraren och för de arbetsmiljöinspektörer som kanske dyker upp en vacker dag. – Det är tydligt reglerat vilka dokument man måste kunna visa upp för besiktningspliktiga maskiner, säger Göran Lundmark, avdelningsdirektör på Arbetsmiljö verkets avdelning för regelarbete och expertstöd. Det räcker alltså inte att maskinen i sig är CE-märkt, eller att de nödvändiga dokumenten finns hemma på kontoret. Det är arbetsgivaren som ska se till att dokumenten, eller kopior av dessa, finns tillgängliga i alla besiktningspliktiga maskiner. Där ska till exempel finnas en "EU-försäkran om överensstämmelse", det vill säga ett dokument som visar att maskinen uppfyller de krav som ställs i maskindirektivet, eller uppgift om vem som utfärdat det. I maskinen ska man enligt reglerna också ha en instruktionsbok på svenska, oavsett om maskinen är besiktningspliktig eller inte. – Om en förare inte talar svenska måste man se till att översätta instruktionsboken, eller på annat sätt komplettera instruktionerna så att de blir begripliga, säger Göran Lundmark. Både dokumentet om överensstämmelse och instruktionsboken ska följa med maskinen när den säljs. – Tillverkaren får inte sälja en maskin utan bruksanvisning och EU-försäkran, säger Göran Lundmark, men tillägger att även köp aren har ett ansvar att se till att rätt dokument åtföljer maskinen. Även för begagnade maskiner finns det regler. – När det gäller begagnade maskiner gäller att uppgifter som är av betydelse för att förebygga ohälsa och olycksfall ska följa med vid leverans, och det är ett villkor för att få använda maskinen att bruksanvisningen finns tillgänglig för den som använder den. Arbetsmiljölagen är tydlig, och före skriver att säljaren av begagnade maskiner ska se till att all nödvändig information följer med, säger Göran Lundmark. Även för vissa redskap krävs det att man har rätt papper med sig, trots att redskapen i sig inte är besiktningspliktiga. – Dokumentation krävs för alla redskap som på något sätt ändrar maskinens grundfunktion, det vill säga inte skopor men till exempel sopaggregat, bilningsutrustning, med mera, förklarar Göran Lundmark. I besiktningspliktiga maskiner, till exempel grävmaskiner, kranar, lastmaskiner med kranarmar och alla maskiner som kan användas för att lyfta människor, ska också finnas korrekta uppgifter om den senaste besiktningen. – Det senaste besiktningsprotokollet ska finnas tillgängligt, säger Göran Lundmark. Nya maskiner, som ännu inte hunnit besiktigats, ska ha ett dokument som anger vilket datum maskinen togs i bruk. – Det räcker att skriftligt ange att maskinen till exempel togs i bruk den 29 december2006. Vad händer då om en maskinägare saknar de rätta dokumenten? – Saknas de vid en besiktning får man en anmärkning och får inte använda maskinen innan dokumenten är på plats. Saknas de vid en inspektion beror det på hur allvarligt inspektören bedömer att det är, bedöms bristen utgöra en säkerhetsrisk kan han eller hon utfärda ett omedelbart förbud eller så utfärdar man ett föreläggande att dokumenten måste skaffas fram, säger Göran Lund mark.