Med enklare system kan även mindre företag följa upp och vårda sina kundkontakter. Det går också att med enklare mallar marknadsföra sitt företag, till exempel på webben. För branscher där man ofta är på språng finns också mobila lösningar. Den som vill driva företag måste hålla ordning på flera saker. Kontakten med kunderna är viktig, både när det gäller att skaffa nya och ta hand om de man redan har. Det gäller också att vara på alerten när nya uppdrag delas ut. Att se när man kommer hem på kvällen, vad som ramlat in på faxen är inte alltid tillräckligt. Mobila lösningar är ofta viktiga för företag som är ute hela dagarna, många klagar över att de missar offerter som kommit in under dagen när de varit ute på jobb, säger Suzan Alm Kalleberg, chef för småföretagsavdelningen på Microsoft Sverige. Med en mobil lösning kan man till exempel ta emot mejl via sin mobiltelefon, och även kontrollera sin kalender. Man kan hålla kontakt med sina kunder, kanske få en offert från Vägverket och svara direkt eftersom man ser i sin kalender att man är ledig den dagen. Informationen kan tas emot i mobiltelefonen, eller i en minidator. Mobila lösningar är bra särskilt för branscher som är ute mycket, till exempel de som kör lastbil eller grävmaskin, säger Suzan Alm Kalleberg. Med en mobil lösning kan man också hålla kontakten med beställaren, och få till exempel uppgifter om ändringar i uppdraget. Arbetet effektiviseras när man har access till sin mejl och kalender i hytten. De små företagen behöver enligt Suzan Alm Kalleberg olika sorters stöd. De som ofta är ute på uppdrag behöver de mobila lösningarna. De flesta har också behov av att kunna följa upp och vårda sina kunder. De lite större företagen kan också behöva en egen serverlösning, så att man kan dela informationen på företaget. I Microsofts Officepaket ingår ett minikundvårdssystem. Enligt Suzan Alm Kalleberg räcker det långt för småföretagen. Med minikundvårdssystemet kan man hålla koll på, och utveckla sina kundkontakter. Man kan se vad man har lovat, och vad kunden har sagt tidigare. Det går också att se hur man ligger till, och hur mycket jobb man har om en månad till exempel. Det går att fylla på med kundinfo, och att ta fram enkla rapporter. Suzan Alm Kalleberg berättar att många småföretagare lever lite väl mycket i nuet. Många lever ur hand i mun. Det fungerar kanske, men om man till exempel vill låna pengar kan det vara bra att kunna visa upp vilka uppdrag man har om tre månader. Många mindre företagare har dessutom alla uppgifter på ett enda ställe i huvudet. Det är svårt att hålla reda på allt, med ett enkelt verktyg kan man utveckla sina kundkontakter och få in fler uppdrag. Om man för in att en kund sagt att han hör av sig om tre månader får man ett meddelande om det på rätt dag. Då kan man höra av sig själv om kunden glömt det. I minikundvårdsprogrammet finns också möjlighet att ta fram enklare marknadsföring, något som många företagare säger sig vilja jobba mer med. Där finns enklare verktyg som man kan ta fram färdiga mallar med. Det går att ta fram nyhetsbrev, som man kan skicka ut on-line eller på papper. Det går också att göra enklare kampanjer, säger Suzan Alm Kalleberg. Internet har blivit ett viktigt verktyg för företagen, och småföretagare vill ofta få hjälp att lägga upp en egen hemsida. I Office finns mallar för enklare hemsidor. Det går också att uppdatera hemsidan själv, något som många efterlyst. Det företagen ofta behöver är enligt Suzan Alm Kalleberg just att få kontroll över sin webbsida. Många hemsidor är statiska, och ofta vet företagen inte ens var de ligger. De vill kunna uppdatera sidan själva, och till exempel berätta när de fått in en ny maskin. Många företag behöver också få kontroll på sin e-posthantering. De vill få en bättre struktur på sin e-mejl, och komma ifrån sin "ful-mejl". De inser att mycket affärer går via e-mejl numera, då måste man ha en bättre överblick och kunna gå tillbaka och se vad man fått och skickat. Då är det bättre med en egen företagsadress, det är inte proffsigt att ha hotmail-adresser. Mindre företag kan hyra e-postlösningar tycker hon. Är man mindre än fem anställda kan det vara onödigt att skaffa en egen server. Alla företag har varken råd eller lust att investera i egna lösningar. Suzan Alm Kalleberg råder dem att i så fall hyra lösningar. För mindre företag kan det vara bättre att hyra. Då behöver de bara ha en egen mobiltelefon, och hyra datorer, mejl-lösningar, webbplats etcetera, och få back up utan att behöva bekymra sig.

Ulrika Andersson ulrika.andersson@allerbusiness.se

Till senaste nytt